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Los gastos relacionados con la ejecución del proyecto solo pueden efectuarse a partir de la fecha en que la Resolución que aprueba el convenio se encuentra completamente tramitada.
La única excepción corresponde a los gastos asociados a la constitución de la garantía, en el caso de proyectos con modalidad de anticipo. En estos casos, la garantía debe ser presentada previamente a la tramitación completa del convenio y la resolución, por lo que su gasto se permite con anterioridad.
Excepcionalmente y en casos calificados, PROCHILE podrá autorizar determinados gastos antes de la elaboración de convenio, a riesgo y cuenta del Receptor o Receptora de Fondos Públicos. El gasto podrá efectuarse a partir de la fecha de notificación de la eventual aceptación. La falta de formalización del convenio, y por ende la no transferencia de recursos públicos no dará lugar a indemnización ni reembolso alguno en favor de la Adjudicataria.
Podrán aceptar excepcionalmente los siguientes gastos una vez autorizados los mismos: Pasajes aéreos, terrestres y marítimos; Envíos de Muestras; Habilitación y montaje de stand; Entradas e inscripciones en eventos; Arriendo de espacios y salón; Diseño, elaboración de material promocional, impresión e imagen; Gastos en medio de publicidad y difusión; y Seguro de asistencia en viaje.
Cabe destacar, que sólo se autoriza a ejecutar en forma excepcional los gastos señalados expresamente en las Bases Técnicas. Para lo cual los adjudicatarios deberán remitir carta con la solicitud a su supervisor, señalando fundamentación y ProChile remitirá carta de autorización y a contar de la fecha de dicha carta se podrán realizar dichos gastos y deberá adjuntar la autorización al momento de rendir.
Los plazos para presentar la rendición de gastos varían según la modalidad de entrega de los recursos públicos asignados al proyecto:
Aunque no se hayan ejecutado actividades ni existan gastos que rendir, igualmente debe presentarse una rendición mensual "sin movimiento", siempre que se hayan recibido los recursos públicos.
Consideración general para ambas modalidades (Reembolso y Anticipo): Si el plazo final coincide con un día inhábil, la rendición deberá entregarse el día hábil siguiente.
Sí, en los proyectos bajo la modalidad de anticipo, la rendición de cuentas es obligatoria y de carácter mensual a partir de la recepción de los fondos. Por lo tanto, incluso si en un mes no se han registrado gastos, deberá presentarse una rendición "sin movimiento". Esta obligación forma parte del cumplimiento de la normativa vigente.
Se solicitará orden de compra o contrato con el prestador de los servicios, además se deberá contar con 3 cotizaciones.
Si existen diferentes gastos de un mismo proveedor se debe adjuntar contrato y si el monto de todos los contratos supera las 200 UTM se deben adjuntar 3 cotizaciones.
Existe una excepción a la presentación de 3 cotizaciones: Proveedor Único
En este caso se entrega Carta del Adjudicatario, para casos excepcionales como Arriendo de Espacio Ferial, Habilitación de Stand, Consultorías.
El valor de UTM a considerar es la del mes del documento tributario (factura, boleta, Invoice, etc.).
El contrato deberá contemplar, al menos las siguientes cláusulas:
Además de realizar la rendición a través del Portal del Usuario, será obligatorio entregar el expediente físico correspondiente. Para ello, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Para respaldar que los documentos han sido efectivamente pagados, se deben adjuntar, según corresponda, los siguientes comprobantes:
Cada gasto realizado en una moneda distinta a pesos chilenos, deberá contar con comprobante de compra de divisas o respaldo de la operación de cambio, para respaldar - al menos – el monto de cofinanciamiento público del gasto realizado en la ejecución de actividades que se está rindiendo. Si es más de una moneda, deberá adjuntar todos los respaldos de cada operación de cambio según corresponda.
Anteriormente denominado "viáticos nacionales", son los gastos correspondientes de alojamiento y alimentación y deben rendirse de la siguiente forma:
Se debe respetar lo señalado en las consideraciones con respecto al número de días autorizados en cada proyecto, y tener presente el valor diario consignado en la tabla de viáticos nacionales vigente.
Puedes revisar la tabla de viáticos según el año de ejecución de tu proyecto, en la sección "Rendiciones Concursos" de la Página web de ProChile - Concursos o bien solicitar apoyo a tu supervisor/a de ProChile.
Anteriormente denominado "viáticos internacionales" correspondientes a gastos de alojamiento y alimentación, deben rendirse de la siguiente forma:
Se debe respetar lo señalado en las consideraciones en cuanto al número de días autorizados en cada proyecto, y tener presente el valor diario consignado en la tabla de viáticos internacionales vigente.
Puedes revisar la tabla de viáticos según el año de ejecución de tu proyecto, en la sección “Rendiciones Concursos” de la Página web de ProChile - Concursos o bien solicitar apoyo a tu supervisor/a de ProChile.
Corresponde a gastos de contratación de consultorías, asesorías y servicios de proveedores que desarrollen investigaciones de mercados, contratación de agencias, asesorías en marketing internacional y branding, que apliquen instrumentos de investigación, diseñen y elaboren encuestas o informes, aceleren negocios y permitan conectar a las empresas chilenas con redes de negocio e inversión a nivel nacional e internacional u otras materias propias del proyecto, como la contratación de agencias y/o productoras para servicios de coordinación y/o organización de eventos. Se incluyen aquellos servicios SAS (Services as Softwares) de empresas que incluyen el desarrollo de canales digitales para la internacionalización, crear eventos virtuales con ticket de entradas (valorados o liberados), incluye control de asistentes y reportes estadísticos, otros servicios por suscripciones o contratación de plataformas para realización de actividades virtuales, como reuniones de negocios, promoción de material gráfico y audiovisual de los servicios o productos.
Quedan excluidas asesorías por concepto de elaboración de proyectos.
Para rendir este tipo de gastos se debe contar con Factura / Boleta o Invoice del proveedor (Persona jurídica. Si es persona natural el concepto es Gastos de Honorarios).
Se requiere un ejemplar del contrato de prestación de servicios (u orden de compra) que contenga: identificación de ambas partes (nombre, RU o N° de identificación), objeto de contrato, fecha de inicio y término de contrato, monto, modalidad de pago, fecha de pago.
Además, debe entregar un informe que dé cuenta de los servicios contratados.
Todo gasto debe tener un comprobante de pago (que puede ser: transferencia electrónica, depósito, cheque, etc.) Debe corresponder a fecha y modalidad señalada en contrato u Orden de Compra. Si el pago es en una moneda distinta a pesos chilenos, debe acompañar comprobante de tipo de cambio correspondiente.
Corresponden a contratos suscritos con personas naturales de nacionalidad chilena o con inicio de actividades en Chile, ajenas a la entidad Adjudicataria, para realizar labores no permanentes y en apoyo al cumplimiento de los objetivos de Convenio suscrito, tales como: profesionales, técnicos y/o expertos en determinadas materias y/o labores de asesoría. Ej.: Realización de estudios de mercado; diseños de páginas web, traducciones o bien aquellos profesionales contratados específicamente para fines exclusivos del proyecto.
Deberá acompañar:
Corresponden a contratos suscritos con personas naturales en el exterior, ajenas a la entidad Adjudicataria, para realizar labores no permanentes y en apoyo al cumplimiento de los objetivos de Convenio suscrito, tales como: profesionales, técnicos y/o expertos en determinadas materias y/o labores de asesoría. Ej.: Realización de estudios de mercado; diseños de páginas web, traducciones o bien aquellos profesionales contratados específicamente para fines exclusivos del proyecto.
Deberá acompañar:
Corresponden a gastos por concepto de pasajes aéreos, terrestres o marítimos, tanto nacionales como internacionales. Estos deben ser en clase económica. La rendición deberá incluir la siguiente documentación de respaldo:
Importante: Se debe certificar la clase económica.
En caso de facturas emitidas por terceros, se deberá anexar el ticket electrónico correspondiente.
Se podrán imputar a este ítem los gastos asociados a visas necesarias para la realización de viajes vinculados a las actividades contempladas en el proyecto, así como el costo de la primera maleta, en caso de que la aerolínea la cobre por separado.
Estos gastos se asocian a arriendos de espacios físicos para instalación de stands, principalmente en eventos feriales u otro similar que requiera del financiamiento de este ítem de gasto para la ejecución de la actividad de un proyecto y los gastos que resultan del arrendamiento de espacios físicos para realizar reuniones específicas, las cuales se desarrollan principalmente en hoteles
Deberá acompañar:
Se trata de gastos incurridos en arrendamiento de inmuebles en el mercado de destino, en la medida que corresponda a gastos temporales sujetos a la duración de la ejecución del proyecto, con un plazo máximo de 3 meses (solo proyectos Empresariales).
Deberá acompañar:
Se refiere a gastos para la elaboración de materiales promocionales para apoyar las actividades del proyecto, tales como: catálogos, dípticos, trípticos, pendones, carpetas, logos, servicios de impresión, entre otros, tanto físico como digital. En caso de que el proyecto contemple material promocional, éste deberá contar con aprobación expresa de PROCHILE antes de su distribución y/o utilización.
Deberá acompañar:
Corresponden a los gastos del desarrollo y mejoras del sitio web. No se financian mantenciones a páginas existentes y no incluye los costos de mantención e inscripción de este, entendiendo por tales, los honorarios por mantención, gastos de hosting, gastos de housing y demás asociados
Deberá acompañar:
Estos gastos están referidos al pago de inscripciones y/o derechos de asistencia a seminarios, cursos, talleres, capacitaciones, ferias, entre otros, ya sea en forma presencial o virtual
Deberá acompañar:
En el caso de no ser un comprobante nominativo (ticket), deberá acompañar el listado de los participantes por los cuales se están pagando dichas inscripciones o entradas.
Corresponde a los gastos asociados al transporte aéreo y terrestre de carga. Ej.: Envío de muestras a la ciudad de destino (sólo atribuible al transporte de carga y servicios Courier).
Deberá acompañar:
En caso de que se rinda un tipo distinto de envío (maleta extra en vuelo, carta de exportación, etc.) se deberá justificar adjuntando 3 cotizaciones y el supervisor deberá aprobar dicho gasto.
Gastos referidos a la compra de servicios publicitarios y de difusión, tales como: espacios de televisión y radio; insertos en periódicos y revistas, entre otros.
Deberá acompañar:
Se refiere a los gastos por montaje y desmontaje de stand, generalmente en actividades vinculadas a ferias internacionales, que no sean parte del calendario oficial de ProChile, además considera la compra de implementos y utensilios (que no constituyan
activo fijo), para habilitar operativamente los stands (Ej.: vasos, banderas etc.).
Deberá acompañar:
Corresponde a gastos por servicios de interpretación y/o traducciones prestadas por personas jurídicas.
Si es persona natural, rendir como Honorarios
Deberá acompañar:
Corresponden a los gastos bancarios generados por el envío de remesas al exterior por concepto de actividades realizadas en el proyecto
Deberá acompañar:
Se refiere al costo financiero de la obtención de las garantías que tenga que entregar el receptor o receptora de fondos públicos por anticipo de los mismos. Los gastos asociados a la obtención de la garantía, así como endosos o modificaciones y extensiones de la misma podrán ser con cargo al proyecto en base al porcentaje de asignación de cofinanciamiento previsto. Este costo se deberá cargar solo a una de las actividades del proyectoDeberá acompañar:
Este gasto puede ser ejecutado antes de la fecha de suscripción del convenio, en los casos que sea necesario para la elaboración de éste. (Proyectos modalidad Anticipo).
De acuerdo con la Resolución Exenta N° 1.858, de fecha 15 de septiembre de 2023, emitida por la Contraloría General de la República, la rendición de cuentas de los proyectos que superen las 500 Unidades Tributarias Mensuales (UTM) de monto público debe realizarse obligatoriamente a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas (SISREC).
Todas las rendiciones realizadas por SISREC son de forma digital, es decir, no deben presentar documentos físicos.
